Administración del tiempo y gestión de equipos

Va artículo sobre administración de tiempo. Me pareció interesante su relación con la función de liderazgo, no tanto a nivel liderazgo personal sino en cuanto a gestión de equipos.
Rescato estas líneas que me parecieron geniales:
 
El tiempo es vida, no dinero. El tiempo está pasando, no podemos comprarlo ni ahorrarlo. Tenemos la misma cantidad de tiempo que el resto de las personas. El tiempo es intangible, no podemos gestionarlo. Lo que sí podemos hacer es elegir qué queremos hacer con él, qué resultados queremos obtener, si queremos que nuestro tiempo sea productivo u ocioso”.

Administración del Tiempo
Lic. Mercedes Vigna

“La mala noticia es que el tiempo vuela.
La buena noticia es que tú eres el piloto”
Michael Altshuler

La vorágine del capitalismo nos enfrenta a una sociedad sistémica en la que -si uno desea mantenerse dentro de la misma- las exigencias para existir y sobrevivir son cada vez mayores. Es lógico, es la ¿lógica? evolución del hombre. En los tiempos de hoy la competencia profesional es cada vez mayor, la oferta de conocimiento se acentúa y las competencias y habilidades exigidas para un puesto son cada vez más. Además de la idoneidad del conocimiento, para ser un recurso humano valioso en el mercado laboral, también se debe lograr un alto involucramiento con el negocio, lo que se puede traducir en afinar cada vez más la delgada línea que divide la vida laboral de la personal. Otro de los factores que hacen que el perfil de un candidato sea altamente competitivo, es poseer ciertas capacidades para ocupar la posición de manager, líder, jefe, coach, guía, team leader, o como prefieran llamarlo, posición clave en las organizaciones modernas, lo que se traduce en competencias de liderazgo. Temas de estudio en sí mismos son, por ejemplo, definición de objetivos, delegación de responsabilidades, motivación de los colaboradores, organización eficiente de equipos de trabajo, manejo de una visión global del negocio, administración del tiempo, entre tantos otros.
En esta oportunidad nuestro objeto de análisis será la administración del tiempo. Si nos detenemos a pensar cuáles son los factores claves que un manager no puede dejar de lado y sobre los que tiene que poner principal foco en su gestión, no podemos dejar de mencionar la administración del tiempo.
Así como en el rol de persona uno elige qué hacer con su vida, entendemos que en el rol de líder será qué hacer con su tiempo, cómo administrarlo. Como ejercicio, es importante empezar a asociar el tiempo con el concepto de vida, y no de dinero. El tiempo es vida, no dinero. El tiempo está pasando, no podemos comprarlo ni ahorrarlo. Tenemos la misma cantidad de tiempo que el resto de las personas. El tiempo es intangible, no podemos gestionarlo. Lo que sí podemos hacer es elegir qué queremos hacer con él, qué resultados queremos obtener, si queremos que nuestro tiempo sea productivo u ocioso.
Muchas veces se confunde cantidad de horas trabajadas con tiempo productivo. Que el manager esté mucho tiempo trabajando no significa que en ese tiempo esté produciendo algo. Que sus colaboradores estén todo el día en la oficina tampoco. Incluso, muchas veces el exceso de horas trabajando improductivamente puede hacer que el resultado sea contraproducente, debido a que la persona tiene un desgaste físico y psíquico innecesario, por lo que en sus horas de trabajo posteriores se verá disminuido su rendimiento. A esto le llamamos tiempo de trabajo ineficiente. Una estrategia clara que el manager debe tener en cuenta para evitar el desgaste innecesario de su equipo de trabajo es organizar los tiempos en función de proyectos u objetivos. Debe lograr una adecuada administración de sus tiempos y del de sus colaboradores. Podemos definir que una de las responsabilidades de un manager es administrar el tiempo de sus colaboradores, al menos en primera instancia, hasta que cada uno pueda auto gestionarse. La buena organización del tiempo es lo que se traduce en una gestión exitosa. La clave está en trabajar eficientemente y no excesivamente. Quien necesita de muchas más horas que el resto para realizar su trabajo no significa que trabaje más que los demás, sino que no ha administrado correctamente su tiempo.
Consideramos que la correcta administración del tiempo se ejemplifica en la diferencia entre eficacia y eficiencia. Vamos a desarrollar este punto. Se define eficacia como la consecución de metas u objetivos, mientras que se entiende por eficiencia el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo determinado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Es la capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando de esta manera, su optimización. Si bien la eficacia se basa en el logro de un proyecto en un tiempo estipulado, entendemos que para un manager el recurso tiempo es tan valioso como otros recursos, y su correcta administración impacta directamente en su gestión y los resultados de su negocio. Uno de los factores que determina el éxito de un proyecto es que éste sea finalizado a tiempo. Entonces podemos definir que los recursos con los que cuenta un manager para un proyecto determinado pueden desglosarse en tres: gente, dinero y tiempo.
Otro error que se comete con frecuencia y donde resulta imprescindible la correcta administración del tiempo, es la realización de reuniones de trabajo productivas. Muchos managers se sentirán identificados si hablamos de reuniones que demoran en comenzar, que no está claro el objeto de la reunión, que no se avanza sobre la tarea y tampoco se llega a ninguna conclusión productiva. A esto definimos reuniones improductivas. Una solución a esta mala administración del tiempo es la planificación. Pautar fecha, lugar práctico de encuentro que no genere dispersiones, horario de inicio y de finalización, definición de temas para que los participantes se preparen, y finalmente luego de la reunión realizar una minuta que sea también compartida en donde se especifiquen los puntos resueltos, las acciones a futuro y los responsables de cada ejecución. Si no podemos confeccionar una agenda de tema, no hay temas que tratar, por consiguiente será una reunión improductiva. Si no podemos escribir la minuta de reunión, también ha sido una reunión improductiva.
Otro ejemplo de mala administración del tiempo sucede cuando se privilegia lo urgente sobre lo importante. Muchas veces no se pueden llevar adelante reuniones productivas por falta de tiempo porque se ocupan los espacios con cuestiones urgentes pero no importantes. Un factor clave con el que un manager debe contar para lograr de su gestión resultados efectivos es la capacidad de discernir entre lo importante y lo urgente. Esto es un ejercicio claro y concreto en que el manager estará aplicando una correcta administración de sus tiempos y de sus colaboradores. Cuando se tratan problemas urgentes pero no importantes posiblemente se estén dejando de lado estrategias rentables para el negocio, incurriendo en costos y gastos repetitivos, mal uso de recursos, pérdida de oportunidades. Un ejercicio que se puede hacer es asignar prioridades a las tareas a realizar. De esta manera se podrán categorizar las tareas, pudiendo identificar lo importante y primordial para el objetivo a cumplir.
Hasta aquí hemos desarrollado distintos puntos de análisis que concluyen en que es una responsabilidad y una necesidad del manager ocuparse de la administración de su tiempo y del de sus colaboradores. Los compromisos, objetivos y presiones que un manager debe llevar adelante para la consecución de su trabajo es lógico e indefectible que genere estrés laboral, cansancio, y un desgaste que no permitirá que pueda estar las 24 horas en su función de líder. Es por esto que la correcta administración del tiempo permitirá al manager generar el espacio necesario de esparcimiento y distención que renovará energías para volver a dirigir el equipo de trabajo, encauzar eficientemente los recursos de dinero, gente y tiempo a la estrategia del negocio, y de esta manera convertirse en un perfil competitivo para su organización y el mercado laboral.

2 comentarios

Archivado bajo Management, Notas de Invitados

2 Respuestas a “Administración del tiempo y gestión de equipos

  1. excelente este website, agradecida!

  2. Muy correcta tu diferenciación entre tiempo eficiente y eficaz, las personas pueden caer en algo que yo le llamo la trampa de la productividad; esta consiste en que no por estar todo el dia ocupado, quiere decir que hemos sido muy productivo; de hecho puede ocurrir todo lo contrario.

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